Facility Management Software - AFM / ARCHIV

Archiv

Základní shrnutí
Evidence písemností pro archivaci
Počítání a hlídání skartačních lhůt
Písemnosti ukládané v archivačních krabicích
Absenční výpůjčky a elektronické verze dokumentů
Zákon č. 499/2004 Sb. (o archivnictví a spisové službě)

Evidence a procesy
Modul archiv eviduje písemnosti určené k archivování, umožňuje třídění a přeskupování dokumentů v archivační krabici opatřené pořadovým číslem. Dokumenty jsou rozřazeny podle skartačních skupin (S10. S05, …). Je rovněž možné definovat speciální skartační skupiny, pomocí které se vypočítává doba skartace na základě doby vzniku dokumentu, popř. jiné definované hodnoty. Je možnost žádat o absenční výpůjčky a elektronické verze archivačních krabic, resp. Dokumentů. Umožňuje jednoduchý systém přístupu k dokumentům, jejich půjčování nebo požadování skenování, vypůjčení jak konkrétního dokumentu, tak i celé krabice. Umožňuje napojení na společnost poskytující spisovou službu, pokud je využíváno ukládání krabic v externí společnosti. Evidování skartační doby u jednotlivých dokumentů podle předpokladů zákona č. 499/2004 Sb. (o archivnictví a spisové službě). Podle skartační doby a doby platnosti dokumentů se vypočítá datum skartace dokumentu.

Dokumenty jsou sloučeny do jednotlivých krabic a každý šanon a tedy i dokument má určeného vlastníka a oddělení, ze kterého pochází. Krabice může nabývat různých, při implementaci uživatelem definovaných, stavů. Na tyto stavy je možno následně navázat určité akce, které budou v daném stavu povoleny (například stav krabice determinuje, které lze půjčit, které se plní atd.). Modul obsahuje veřejnou i administrační část. Ve veřejné části běžní uživatelé listují jednotlivými evidovanými dokumenty a mohou podat žádost o jejich vypůjčení.

Výstupy a příklady užití
Přehled o všech archivovaných dokumentech, jejich době skartace, popř. doby kdy se má znovu rozhodnout o jejich osudu Přehled o výpůjčkách dokumentů
Řízení přístupu k dokumentům podle jejich klasifikace (interní hodnocení důvěrnosti dokumentů)

Katalogový list popisuje funkčnosti modulu Archiv ve verzi 2.1.



Přílohy:
18_Archiv_2_1.pdf - (150 kB)