Základní shrnutí
Slouží ke komplexní evidenci smluvních dokumentů a všech jejich dodatků
Rozpad na položky smlouvy, které mohou mít vzájemné odlišnosti z pohledu účtování i vlastní evidence
Umožňuje sledovat zúčtovací a smluvní vztahy s nájemníky a pronajímatelem
Evidence smluvních stran, platnosti, možnosti prodloužení, výpovědi a atd.
Možnost připojení elektronické podoby originálu
Generování faktur a evidence fakturačních předpisů
Možnost využití relevantních ekonomických údajů ze smluv pro benchmarking
Evidence a procesy
Modul Smlouvy slouží k datové evidenci smluv, se kterými pracuje facility manager (obvykle uzavřenými s dodavateli služeb, smluvními partnery, nájemci a jinými subjekty). Datový záznam smlouvy je napojen na modul DMS, kde existuje elektronická podoba dokumentu včetně jeho verzování a schvalování. Pokud není využit modul DMS, je připojena elektronická podoba finálního dokumentu. V modulu Smlouvy lze evidovat období platnosti, indexaci cen, garance smluv (korporátní, bankovní), historické a aktuální platné ceny, maximální hodnoty pronájmu, termíny opcí, prodlouženou platnost, výpovědní lhůtu a další parametry. Smlouva rovněž eviduje vazby na Subjekty (v obou rolích – odběratel či dodavatel), nese informaci o své nadřazené smlouvě a eviduje, zda jde o výnosovou či nákladovou smlouvu a v případě dodavatelské smlouvy lze například navázat záruky dodávaných součástí (v případě pořízení nemovitosti se jedná o samostatné záruky pro střechu, omítku atd.). Ke každé smlouvě lze evidovat všechny její dodatky. Na smlouvu lze navázat předmět pronájmu (technologie, místnosti atd.) a realizovat výpočet pronajímané plochy a následně výše fakturace.
Součástí každé smlouvy jsou položky, které slouží jako předpis pro fakturaci, evidují termíny, posuny fakturací (před datem, po datu), variabilní č, řady faktur, splatnosti, text dofakturace a další. V případě, že nastane fakturační období, proběhne výpočet ceny a v případě nasazení modulu Faktury rovněž generování fakturačního dokladu. Součástí modulu Smlouvy je vlastní generování číselných řad, ale lze v něm evidovat i vlastní šablony smluv (ve formátech MS Word, popřípadě rtf) a prostřednictvím přiřazování dynamických značek vytvářet vlastní smlouvy. Každou smlouvu lze klonovat, tedy vytvořit její kopii s přenosem všech dříve zadaných informací, což slouží k výraznému zrychlení při zadávání nového záznamu.
Tento modul je často napojen na modul Controlling, kde je možnost sledování čerpání nasmlouvaných nákladů v čase, vytváření dohadných položek, či rezerv. Současně lze z pravidel smlouvy (frekvence placení, částka) vygenerovat hromadně položky plánů (budgetů). V takovém případě je modul velmi vhodný pro řízení nájemních vztahů, evidenci nájemného a jeho kalkulaci. V případě propojení s modulem Helpdesk lze na jednotlivé fakturační předpisy napojit KPI, popřípadě SLA a zohlednit je ve výši fakturace. Každé smlouvě lze přiřadit vlastní Workflov, které řeší zakládání, ale i její následné úpravy.
Výstupy a příklady užití
Hlídání vypršení platnosti smluv a obnovování Hromadné zadávání cen – Step Up
Generování plánu splátek a sledování čerpání
Automatické upozorňování na plánované platby a zálohové platby na služby
Optická archivace a verzování (při propojení na DMS)
Katalogový list popisuje funkčnosti modulu Smlouvy ve verzi 2.4.